日本の会社では無駄な会議やミーティングが多いです。

とりあえずみんなが同じ場所に集まって話をするという形式が取れれば、何となく仕事をしている気になるのも、非効率で生産性のない理由のひとつです。

ということで、今回はダメな会議になってしまう条件をいくつか紹介しますので、もしあなたが会議を行う立場にいるのなら、条件を確認して改善していくようにしましょう。

そうすれば部下からの支持率もグーンとアップしますよ。

ダメな会議、５つのポイント

ダメな会議のポイントは、

１：メンバーが時間通りに集まらない
２：議論がされず、報告会になっている
３：何も決まらない、結論が先送りになる
４：結論が決まっても実行できない、実行しない
５：誰が責任を取るのが明確ではない

この５つです。

一例を挙げてみると、

会議の時間に社長が遅れてやってきて、無駄な空き時間ができる。

やっと始まった会議も報告やアイディア出しがメインになり、肝心な話をする前に時間がきてしまう。

何も話せなかったので「この議題は次の回で」となるが、また同じような報告会やアイディア出しがメインになるため、一向に話が前に進まない。

仮に何か決まったとしても現場の意向を無視したような決定だったり、時間的や労力的に到底不可能な目標値になっていたりすると、モチベーションが上がらないためやる人とやらない人が出てくるし、無理にやっても負荷が高くなるだけ。

また、責任の所在が不明のためやってもやらなくても問題はなかったり、うまくいったことは上司の手柄で、失敗したら現場の責任になるような構造だと、そもそも「やってやるぜ」という意識にはならず、「はいはい、とりあえずやればいいんでしょ」という意識になっても仕方がない。

「決定者＝責任者」としてリーダーシップを取りつつ、成功も失敗も引き受けるという意識をリーダーが持っていればいいのですが、そうではない場合だと結局はみんなが「とりあえず頑張る」「言われたから頑張る」という風になってしまいます。

１ミーティング、１テーマ

会議を何時間もやると疲れてきますし、能率も落ちてきます。

その原因は「１回の会議に色々なテーマを盛り込みすぎているから」です。

しかも、先ほども話したように報告会がメインになるとほぼ時間の無駄になるだけなので、「１つの会議は１つのテーマやポイントについて話をし、それが終わればお開きにする」という風にした方がいいでしょう。

会議の回数は増えるかもしれませんが、報告やアイディア出しは事前にやっておき、前日までにWEB閲覧などでまとめておけば無駄な時間を省くことができます。

最初の１０分くらいでその資料に目を通して、それを踏まえて今後の展開をどうするかを話し合えば、会議の内容や雰囲気もガラっと変わっていくでしょう。

時間というものにシビアになろう

日本人は特にそうですが、「他人の時間を奪っている」という感覚をもっと持った方がいいでしょう。

ダラダラと無駄な会議に参加している人がその時間分だけ、本来の仕事に取り組めていればもっと色々なことができたはずです。

そういった目に見えない無駄を省かずに「節電」みたいな目先のちょろっとした無駄に意識を向けるのは、本当に愚かなだなと感じますね。